h l’organisation, le Saint Graal de la charge mentale allégée ! Mais c’est bien gentil de dire qu’il faut être organisé·e pour être moins stressé·e, et être plus efficace, sauf que cela ne nous dit pas comment faire ! Donc aujourd’hui, to do list, productivité et organisation sont au programme puisque je partage avec toi tous mes conseils.
Une to do list efficace pour booster sa productivité et mieux s’organiser
La to do list est certainement l’outil le plus connu pour s’organiser. Cette liste de tâches à effectuer permet de voir rapidement tout ce que l’on doit faire. Il est vrai que c’est plutôt satisfaisant de cocher les cases les unes après les autres et d’apprécier tout le travail abattu que ce soit dans la vie pro ou dans la vie perso.
Mais la to do list peut vite se transformer en cauchemar super anxiogène quand on voit les tâches s’accumuler les unes derrière les autres. C’est alors que la to do list à rallonge devient la cause de notre procrastination.
Pour éviter d’être découragé·e avant même d’avoir commencé, il est important de faire sa to do list de manière méthodique. Voici les étapes à suivre :
Etape 1 : Choisir le bon support pour sa to do list et gagner en efficacité
La première chose avant même d’établir ta to do list, c’est de choisir le bon support.
En effet, tu peux faire ta to list sur papier notamment dans un bullet journal ou un agenda ou opter pour une version numérique que ce soit dans une application comme Notion, Trello ou Asana ou bien une application dédiée à ce type d’exercice comme Todoist par exemple.
Ce qui compte, c’est de choisir le support le plus facile à utiliser pour toi, c’est-à-dire celui que tu as toujours sur la main, et que tu apprécies utiliser. Sinon tu n’arriveras pas à l’utiliser au quotidien sur la durée. Donc choisis ce qui fonctionne pour toi.
Etape 2 : Définir ses objectifs
On a souvent tendance à lister toutes les tâches que l’on doit faire sans se demander pourquoi on doit les faire. En te fixant des objectifs clairs et précis, tu t’assures de faire les choses impératives (rendez-vous chez le médecin, réunion parents-profs, envoyer le cadeau d’anniversaire de la petite nièce, etc.), mais aussi de faire les actions qui vont te faire avancer.
Tu peux définir 3 grands objectifs pour ton année et les découper en plusieurs sous-objectifs que tu vas répartir dans l’année. Ensuite, tu listes tout ce que tu dois mettre en place pour atteindre ses objectifs plus petits, et tu répartis les tâches dans le mois, la semaine puis la journée.
En fait, tu vas avoir une grosse to do list dans laquelle tu vas venir piocher pour faire un pas chaque jour vers ce que tu veux toi.
Etape 3 : Faire sa liste de tâches
Maintenant que tu as listé tout ce que tu as à faire, tu vas pouvoir écrire ta to do list en tant que telle.
Je te conseille par noter dans ton agenda tous tes rendez-vous, et d’ajouter les nouveaux au fur et à mesure. Pense à bloquer le temps nécessaire pour le rendez-vous en lui-même, ainsi que le temps de trajet. Ainsi, tu verras vraiment le temps qu’il te reste dans ta journée pour réaliser les tâches de ta to list.
Rien ne sert de mettre 25 tâches à faire, un jour où tu as un rendez-vous de 2 heures avec une heure de trajet aller et une heure de trajet retour.
Ta do list doit être réaliste !
Par ailleurs, il est essentiel de hiérarchiser les tâches présentes dans ta grosse to do list. Ainsi, tu vas pouvoir commencer par ce qui est important et urgent selon la matrice Eisenhower.
Et une fois ta to list quotidienne écrite, commence par les tâches les plus difficiles qui vont te demander plus de concentration.
4 méthodes d’organisation à connaître pour être plus productif·ive
La to do list n’est pas la seule qui peut t’aider à gagner en productivité. Je te présente ici quatre méthodes d’organisation que je trouve vraiment pas mal.
La règle du TIO : Touch It Once
La règle du touch it once consiste à ne toucher qu’une seule fois une chose ou une tâche.
L’idée, c’est donc de faire une tâche jusqu’au bout avant de passer à autre chose.
Cela te permet d’être concentré·e sur ce que tu es en train de faire, et de diminuer ta charge mentale.
C’est un peu l’opposé du multitasking.
La méthode GTD
Cette méthode, créée par David Allen, permet d’organiser chaque information et chaque tâche en leur attribuant une catégorie, mais surtout de ne plus rien oublier.
Elle repose sur le principe de Getting Things Done ou l’art que les choses soient faites.
Toutefois, si tu as du mal à prioriser et à culpabiliser quand tout n’a pas pu être fait, alors je te déconseille cette méthode qui peut devenir rapidement rigide.
Le 20/80
On ne le dira jamais assez : 20 % de tes actions entraînent 80 % de tes résultats et inversement.
Si le plus dur est d’identifier ces fameux 20 % ultras efficaces, une fois que cela est fait, ta to do list s’allège considérablement. En effet, 80 % des actions inscrites dessus jusqu’à maintenant peuvent être supprimées ou du moins reléguées au second plan.
Tu te concentres sur ce qui te permet d’avancer vers tes objectifs de manière significative, sans être dans la surenchère de l’action.
La méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro permet de cadencer tes séances de travail ou de tâches en tout genre selon un timing précis :
- 25 minutes de travail ;
- 5 minutes de pause
- 20 à 25 minutes de pause toutes les 4 heures.
Cela permet de fixer ton attention sur une durée raisonnable tout en accordant la possibilité de souffler pour recharger tes batteries. Il existe des applications qui te permettent d’avoir le timer Pomodoro.
Apprendre à dire non la clé de la productivité et d’une bonne organisation
Pour finir, ce long article sur la to do list, la productivité et l’organisation, j’aimerais te rappeler une chose : Tu as le droit de dire non !
Certes, il y a des choses qui doivent être faites même si tu n’en as pas envie. Mais tu es aussi responsable des tâches que tu décides d’inscrire sur ta to do list. Si tu as des choses importantes et urgentes à faire, ou si tu ce que l’on te demande souvent comme un service va te prendre trop d’énergie, tu as la possibilité de dire non.
C’est aussi important que tout ce dont je viens de te parler. Tu as le pouvoir de choisir ce qui va rythmer tes journées.
To do list, productivité et organisation voilà les maîtres mots d’un quotidien moins stressant et d’une charge mentale réduite. Toutefois, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse. N’oublie pas que tu as la possibilité d’être flexible, et bienveillant·e avec toi-même. Quelles sont tes astuces d’organisation et de productivité préférées ?