On parle très souvent de la loi de Pareto et du fameux ratio 80/20 pour consacrer son temps aux tâches qui ont un réel impact sur notre business. Mais connais-tu la matrice d’Eisenhower ? Il s’agit d’un outil de priorisation des tâches qui t’aide à gagner en productivité. Découvre comment la matrice d’Eisenhower peut t’aider dans la gestion de ton business.
La matrice d’Eisenhower, c’est quoi ?
Matrice Eisenhower : Définition
La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps créé par le Président américain du même nom.
Il est parti du constat que l’on pouvait distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, afin de prioriser les actions à accomplir.
L’objectif n’est pas d’avoir une to do list à rallonge, mais de l’organiser pour identifier les tâches à faire en premier lieu, et celles qui peuvent être ignorées.
Pour se faire, la matrice Eisenhower repose sur deux axes qui permettent de créer quatre quadrants distincts.
Les axes de la matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower se présente comme un graphique avec le degré d’urgence en abscisse (axe horizontal) et le degré d’importance en ordonnées (axe vertical).
Mais alors, quelle différence entre l’important et l’urgent ?
Est important ce qui te permet de vraiment avancer sur ton business. Ce sont toutes les actions et les tâches qui te permettent de tendre vers tes objectifs. On tient donc compte de la valeur ajoutée apportée par la réalisation de cette tâche ou de cette action.
D’autre part, il est urgent ce qui nécessite une action immédiate. Généralement, ce sont les actions et les tâches qui sont attachées à une deadline fixée par une entité extérieure. Ainsi, ce qui est urgent n’est pas nécessairement important.
Dans le cadre de la matrice d’Eisenhower, l’important a tendance à prévaloir sur l’urgent.
Les 4 quadrants de la matrice Eisenhower
C’est en couplant les critères d’importance et d’urgence que la matrice Eisenhower met en évidence 4 catégories de tâches qui correspondent aux 4 quadrants de la matrice. A savoir :
- quadrant 1 : ce qui est important est urgent. On trouve ici les tâches qui ont un impact direct sur tes objectifs et qui requièrent une attention immédiate. C’est aussi le cas de la gestion de crise, des appels et des mails importants à traiter rapidement (et non ce n’est pas le cas de tous) ;
- quadrant 2 : ce qui est important, mais non urgent. Cela correspond aux tâches dont dépend l’atteinte de tes objectifs, mais qui peuvent être effectuées dans les semaines à venir. Par exemple, une formation, la veille stratégique, la planification des prochains mois ;
- quadrant 3 : ce qui est urgent, mais pas important. C’est ce qui ne te rapporte pas de résultat, mais qui te pollue parce qu’il y a une deadline à respecter ou une attente spécifique de l’un de tes clients ou de tes prestataires. A titre d’exemple, cela peut être des mails en attente de réponse, une demande de conseil, une validation, etc. ;
- quadrant 4 : ce qui est ni important, ni urgent. Cela correspond à tout ce qui ne devrait pas être dans ton agenda. Ce sont souvent des mauvaises habitudes ou des choses que tu t’imposes alors que cela ne revêt pas un intérêt essentiel pour ton business.
Tu obtiens alors tes quatre niveaux de priorité. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble visuellement :
Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower dans ton business ?
Tu l’auras compris, la matrice Eisenhower peut te permettre d’y voir plus clair dans ton business quand tu en as partout et que tu ne sais plus par quel bout prendre les choses. Tu vas pouvoir poser noir sur blanc tout ce que tu as à faire et établir un ordre de priorité.
Alors certes, les critères peuvent être subjectifs, car ce qui est important et/ou urgent ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. Mais ce qui compte, c’est que cela t’aide toi et corresponde à ton fonctionnement et à tes objectifs.
Cet outil te permet de t’organiser plus facilement, afin d’être plus productive et plus sereine. De plus, en traitant les tâches importantes en premier, tu limites le risque de voir des urgences apparaître. En effet, les urgences sont souvent la résultante de tâches importantes non traitées qui du fait de l’existence d’une échéance deviennent urgentes.
Tu peux établir ton planning en tenant compte de tes priorités, mais aussi identifier les tâches que tu peux déléguer.
La matrice d’Eisenhower est non seulement un outil de gestion du temps, mais aussi un outil d’aide à la décision.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour ton business ?
La matrice d’Eisenhower te permet de prendre l’habitude de traiter les tâches importantes pour ton business en premier. C’est donc ce qui va te permettre d’atteindre tes objectifs.
Pour cela voici, les étapes à suivre :
- liste toutes les tâches que tu as à effectuer ;
- place-les dans la matrice ;
- répartis les tâches dans ton planning en commençant par le quadrant 1, puis le 2, puis le 3 et enfin le 4 ;
- apprécie le fait d’avancer sereinement !
La matrice d’Eisenhower pour ton business peut devenir un outil du quotidien ou quand tu te sens débordée pour reposer les choses à leur juste place. Dans tous les cas, c’est un très bon exercice pour identifier les tâches à forte valeur ajoutée, celles que tu peux déléguer et celles que tu peux tout bonnement laisser tomber. Connaissais-tu cet outil ? As-tu déjà utilisé la matrice d’Eisenhower pour ton business ?